Toll free 018000111500 , Bogotá 3102235949. , Medellín (4) 4447437 servicioalcliente@rfgrepresentaciones.com

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

R F G REPRESENTACIONES S.A.S., con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos personales, y al derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recolectado sobre ella en  archivos y bases de datos de naturaleza pública o privada, teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos, manifiesta que garantiza los derechos de privacidad, confidencialidad y buen nombre, en el tratamiento de datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios establecidos en la ley 1581 de 2012, articulo 4, dichos principios son de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y  confidencialidad.

Todas las personas que, en desarrollo de las diferentes actividades propias del objeto social de la empresa, sean permanente u ocasionales, que llegaren a suministrar a R F G REPRESENTACIONES S.A.S. cualquier tipo de información personal, podrá conocerla, actualizarla o rectificarla.

1. ALCANCE

La presente política, normas y procedimientos que se establezcan, serán aplicables a los datos personales que se encuentran en las bases de datos o archivos de R F G REPRESENTACIONES S.A.S., y a los titulares de los mismos, de acuerdo a las actividades relacionadas con el objeto social de la empresa.

 

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

R F G REPRESENTACIONES S.A.S.
Dirección: Carrera 19 A No. 122 – 59 Oficina 103 en Bogotá D.  C.
NIT: 860091033-2.
Teléfonos: (57 +1) PBX 215 3500 – 310 223 5949.
Correo electrónico: gerencia@rfgrepresentaciones.com.
Página WEB: http://rfgrepresentaciones.com

 

3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento de datos personales que realizará R F G REPRESENTACIONES S.A.S. será el de recolectar, almacenar, procesar, transferir y transmitir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con los siguientes fines:

a. Registrar la información de datos personales en las bases de datos o archivos de R F G REPRESENTACIONES S.A.S., con la finalidad de generar procesos relacionados con las actividades propias al objeto social de la  entidad.
b. Suministrar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
c. Soportar procesos de auditoría, revisoría fiscal interna y externa.

 

4. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. La autorización constara en documentos físicos, electrónico (mensaje de texto, correo electrónico, sitio web, etc.) o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

5. AVISO

El aviso es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular lo relativo a la existencia de la política de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a la misma y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

6. CONTENIDO DEL AVISO

El Aviso de Privacidad, deberá contar con la siguiente información:

a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento de datos.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los mecanismos dispuestos por R F G REPRESENTACIONES S.A.S., para informar al titular de los datos cómo acceder o consultar la política de tratamiento de datos personales, la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

 

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a R F G REPRESENTACIONES S.A.S., que hayan sido objeto de tratamiento.
b. Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a R F G REPRESENTACIONES S.A.S.
c. Conocer, actualizar y rectificar la información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
d. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
e. Solicitar la supresión de dato personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías  constitucionales  y  legales,  el  cual  procederá cuando la autoridad haya determinado que R F G REPRESENTACIONES S.A.S., ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
f. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
g. Identificar al responsable y/o encargado en la empresa R F G REPRESENTACIONES S.A.S., que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
h. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

 

8. RESPONSABLE Y ENCARGADO DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

8.1 Responsable del tratamiento: R F G REPRESENTACIONES S.A.S., como responsable del desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política, suministra sus datos para la atención de peticiones, consultas,  quejas  y  reclamos  ante  la   cual
el titular  de  los  datos  personales  podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar  y rectificar su información, en los tiempos establecidos por la ley.

Razón social: R F G REPRESENTACIONES S.A.S.
Domicilio principal: Carrera 19 A No. 122 – 59 Oficina 103 en Bogotá D.  C.
Teléfonos: (57 +1) PBX 215 3500 – 310 223 5949.
Correo electrónico: gerencia@rfgrepresentaciones.com.
Página WEB: http://rfgrepresentaciones.com

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos: Se designa a la Gerencia General como responsable de verificar las respuestas oportunas a las peticiones, consultas, quejas y reclamos correspondientes con el tratamiento de datos personales.

8.2 Encargado del tratamiento: R F G REPRESENTACIONES S.A.S., como encargado del desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política, suministra sus datos para la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar su información, en los tiempos establecidos por la ley.

Razón social: R F G REPRESENTACIONES S.A.S.
Domicilio principal: Carrera 19 A No. 122 – 59 Oficina 103 en Bogotá D.  C.
Teléfonos: (57 +1) PBX 215 3500 – 310 223 5949.
Correo electrónico: servicioalcliente@rfgrepresentaciones.com.
Página WEB: http://rfgrepresentaciones.com

Persona o dependencia encargada de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos: Se designa a la Asistente Administrativa, como encargada de recibir, dar respuesta y canalizar todas las solicitudes e inquietudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, en los tiempos establecidos por la  ley.

9. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por R F G REPRESENTACIONES S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Para t a l efecto, se establece el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

9.1 Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas  y reclamos:

R F G REPRESENTACIONES S.A.S., establece los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:

  • Comunicación escrita dirigida a:
    R F G REPRESENTACIONES S.A.S.
    Asistente Administrativa
    Carrera 19 A No. 122 – 59 Oficina 103
    Bogotá D. C.
  • Comunicación telefónica a las líneas (57 +1) PBX 215 3500 Ext. 106 – 310 223 5949, atención de lunes a viernes en horario de oficina.
  • Solicitud al correo electrónico
  • servicioalcliente@rfgrepresentaciones.com .

9.2 Atención y respuesta a peticiones y consultas: El Titular de los datos, podrá solicitar a R F G REPRESENTACIONES S.A.S.:

  • Información sobre los Datos Personales del titular que son objeto de Tratamiento.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por parte de R F G REPRESENTACIONES S. A. S. , a sus datos personales.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3 Atención y respuesta a quejas y reclamos: El Titular de los datos, podrá solicitar a R F G REPRESENTACIONES S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados, los siguientes tramites:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La corrección al presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud debe contener como mínimo la descripción  de  los  hechos  que  dan  lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, los documentos que soporten la queja o reclamo según se considere necesario, si la queja o reclamo se presentan incompletos, R F G REPRESENTACIONES S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que corrija la información incompleta o inexacta. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, la Asistente Administrativa dará tramite a la misma en los términos expuestos en los puntos anteriores.

10. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS ¹

La presente política cumple con todos los principios rectores contemplados el artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012:

a. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
c. Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los   datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
g. Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, R F G REPRESENTACIONES S.A.S. establecerá los procedimientos necesarios para dotar de seguridad a los registros bajo su custodia para minimizar los eventos de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los procedimientos tendrán en cuenta las normas, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y, además:

  • Funciones y obligaciones del personal.
  • Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  • Procedimientos para minimizar los eventos de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información que reposa en archivos físicos.
  • Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante los incidentes.
  • Procedimientos de realización de copias de respaldo (backup) y de recuperación de la información.
  • Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
  • Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.

Estos procedimientos serán objeto de revisión y actualización, siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo o cambio en las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales

 

12. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes condiciones:

  • Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; es decir, la prohibición de transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y los casos excepcionales en los que dicha prohibición no aplica.
  • Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
  • Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio

 

13. DEFINICIONES

  • Autorización: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a  una  o  varias personas naturales determinadas.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud y vida sexual).
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o  jurídica,  pública  o  privada,  que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio  de  la  República  de  Colombia  cuando  tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Cesión o transferencia: Cesión o transferencia nacional de datos que incluye la identificación del cesionario, quien se considera responsable del tratamiento de la base de datos cedida a partir del momento en que se perfecciona la cesión. El cesionario como el responsable del tratamiento de datos, debe cumplir con el registro de la base de datos que le ha sido cedida.

 

14. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir del día veintiuno (21) del mes de junio de 2017.

 

La Gerencia.

 

1 Tomado de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, artículo 4º.

 

Cookies

El acceso a este sitio puede implicar la utilización de cookies. Las cookies son pequeñas cantidades de información que se almacenan en el navegador utilizado por cada usuario para que el servidor recuerde cierta información que posteriormente pueda utilizar. Esta información permite identificarle a usted como un usuario concreto y permite guardar sus preferencias personales, así como información técnica como puedan ser visitas o páginas concretas que visite. Aquellos usuarios que no deseen recibir cookies o quieran ser informados antes de que se almacenen en su ordenador, pueden configurar su navegador a tal efecto.

La mayor parte de los navegadores de hoy en día permiten la gestión de las cookies de 3 formas diferentes:

  1. 1. Las cookies no se aceptan nunca.
  2. 2. El navegador pregunta al usuario si se debe aceptar cada cookie.
  3. 3. Las cookies se aceptan siempre.

El navegador también puede incluir la posibilidad de especificar mejor qué cookies tienen que ser aceptadas y cuáles no. En concreto, el usuario puede normalmente aceptar alguna de las siguientes opciones: rechazar las cookies de determinados dominios; rechazar las cookies de terceros; aceptar cookies como no persistentes (se eliminan cuando el navegador se cierra); permitir al servidor crear cookies para un dominio diferente. Además, los navegadores pueden también permitir a los usuarios ver y borrar cookies individualmente.

Dispone de más información sobre las Cookies en: http://es.wikipedia.org/wiki/Cookie

 

Web Beacons

Este sitio puede albergar también web beacons (también conocidos por web bugs). Los web beacons suelen ser pequeñas imágenes de un pixel por un pixel, visibles o invisibles colocados dentro del código fuente de las páginas web de un sitio. Los Web beacons sirven y se utilizan de una forma similar a las cookies. Además, los web beacons suelen utilizarse para medir el tráfico de usuarios que visitan una página web y poder sacar un patrón de los usuarios de un sitio.

Dispone de más información sobre los web beacons en: http://es.wikipedia.org/wiki/Web_bug

 

Terceros

En algunos casos, compartimos información sobre los visitantes de este sitio de forma anónima o agregada con terceros como puedan ser anunciantes, patrocinadores o auditores con el único fin de mejorar nuestros servicios. Todas estas tareas de procesamiento serán reguladas según las normas legales y se respetarán todos sus derechos en materia de protección de datos conforme a la regulación vigente.

Este sitio mide el tráfico con diferentes soluciones que pueden utilizar cookies o web beacons para analizar lo que sucede en nuestras páginas. Actualmente utilizamos la siguiente solución para la medición del tráfico de este sitio.

Puede ver más información sobre la política de privacidad utilizadas para tal efecto:
Google (Analytics): http://www.google.com/intl/es_ALL/privacypolicy.html